PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN

A.   Karakteristik Umum Perencanaan

1. Definisi Perencanaan                                                                              

Perencanaan adalah sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang di prediksi terlebih dahulu.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

 

2. Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

 

3. Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

 

4. TujuanPerencanaan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.

6. Meminimisasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian disekitar kondisi bisnis    dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan.

 

5. Kerugian dan Keuntungan Perencanaan

Program perencanaan mempunyai banyak keuntungan, yaitu :

a.       Membantu Wirausahawan Berorientasi ke Masa Depan

Wirausahawan dipaksa untuk melihat keeluar dari masalah hariannya yang normal untuk memproyaksikan apa yang akan mereka hadapi di masa mendatang.

b.      Koordinasi Keputusan

Keputusan hendaknya tidak dibuat sekarang tanp[a adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat sekarang. Fungsi perencanaan bisa membantu wirausahawan dalam usahanya mengkoordinasikan keputusan.

c.       Perencanaan Menekankan Tujuan Operasional

Tujuan organisasi adalah perencanaan, wirausahawan secara konstan di ingatkan dengan apa yang ingin dicapai organisasi mereka.

Jika funsi perencanaan tidak dilaksanakan dengan baik dalam organisasi, mungkin akan menimbulkan kerugian-kerugian. Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen. Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, mempengaruhi, dan pengawasan.

 

B.   Jenis-Jenis Perencanaan

Aktivitas perencanaan bisa di bagi menjadi dua, yaitu :

a.      Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan. Wirausahawan memandang organisasi sebagai satu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukanyan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasinya. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang akan dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.

 

b.      Perencanaan Taktis

Adalah perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagi bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata.

 

Wirausahawan memerlukan perencanaan strategis maupun taktis, tetapi kedua program tersebut harus saling berhubungan agar tercapai suatu keberhasilan. Perencanaan taktis hendaknya dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu mencapai tujuan jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis.

 

C.   Perencanaan dan Tingkat Manajemen

Manajemen adalah puncak dari suatu organisasi, mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak. Walaupun semua tingkat manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak dibandingkan manajemen tingkat bawah. Manajemen tingkat bawah biasanya lebih terlibat dengan kegiatan operesional dan organisasi, dan karenanya mempunyai waktu lebih sedikit dalam proses perencanaan dibanding dengan manajemen tingkat atas. Manajemen menengah biasanya menggunakan waktu lebih sedikit dibanding manajemen tingkat atas.

 

a.       Langkah-Langkah Dalam Proses Perencanaan

Proses perencanaan mengandung enam langkah, yaitu :

Ø  Menyatakan Tujuan Organisasi

Suatu pernyataan tujuan yang jelas perlu, bagi dimulainya suatu perencanaan, karena perencanaan dipusatkan pada bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan tersebut.

Ø  Memilih Bernagai Cara Alternatif Untuk Mencapai Tujuan

Tujuan organisasional dinyatakan dengan jelas, wirausahawan hendaknya memuat sebanyak mungkin alternatif yang tersedia untuk mencapai tujuan tsb.

Ø  Mengembangkan Premis Yang Menjadi Dasar Alternatif

Kelayakan penggunaan setiap alternatif untuk mencapai tujuan organisasional ditentukan dengan premis atau asumsi atsa mana alternatif tersebut didasarkan.

Ø  Memilih Alternatif Terbaik Untuk Mencapai Tujuan

Suatu evaluasi alternative harus memasukkan evaluasi premis atas mana alternative tersebut didasarkan.

Ø  Pengembangan Rencana Berdasarkan Alternatif Yang Dipilih

Sesudah alternative dipilih, wirausahawan sesungguhnya mulai mengembangkan rencana-rencananya.

Ø   Memfungsikan Rencana-Rencana ke dalam Tindakan-tindakan

Sekali rencana telah dikembangkan, rencana tersebut siap difungsikan ke dalam tindakan-tindakan.

 

D.    Pendekatan –Pendekatan Dalam Perencanaan

Tiga pendekatan atau filsafat dasar untuk melaksankan fungsi perencanaan adalah :

  1. Pendekatan Probabilitas Tinggi

Pendekatan probabilitas tinggi perencanan didasarkan pada filsafat bahwa seharusnya terdapat probabilitas tinggi bahwa organisasi tidak bias mencapai keberhasilan. Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi yang ditunjukkan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bias diterima.

 

  1. Pendekatan maksimasi

Pendekatan maksimasi didasarkan pada filsafat bahwa organisasi hendaknya mencapai keberhasilan sebesar mungkin. Perencana biasanya  menggunakan maksimasi dan  secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dan paling banyak digunakan adalah model matematis. Perencana membangun model otomatis dari system yang mereka rencanakan dan mendasarkan model tersebut bereaksi dengan perubahan dari luar. Melalui penggunaan model tersebut dan teknis matematis lainnya, perencana pendekatan makimasi mencoba untuk:

1.       meminimasi sumber daya yang digunakan untuk mendapat tingkat prestasi (performance) tertentu

2.       memaksimumkan prestasi yang bisa dicapai dengan sumber daya yang diharapkan tersedia

3.       mendapat keseimbangan biaya (sumber daya yang dikonsumsi) dan manfaat (prestasi) yang terbaik

 

  1. Keuntungan adalah pendekatan ini secara kontinyu menekankan padapencapaian kuntungan potensial penuh dari organisasi dan mengunakan teknik kuantitatif yang canggih untuk mengembangkan rencananya.
  2. Kerugian pendekatan ini yaitu biasanya memperlakukan komponen organisasi sepenuhnya bisa dikuantifikasi dan bisa diprediksi.

 

  1. Pendekatan adaptasi

Pendekatan adaptasi menekankan bahwa perencanaan yang efektif dipusatkan pada usaha membantu organisasi untuk berubah atau menyesuaikan diri denga variabel eksternal atau internal. Pendekatan ini didasarkan pada filsafat bahwa suatu ketidak mampuan beradaptasi adalah kendala besar bagi keberhasilan orgnisasi.

Perencana yang menggunakan pendekatan ini yaitu:

  1. melihat perubahan organisasional yang tidak bisa dihindari
  2. memusatkan diri pada antisipasi perubahan masa depan
  3. menentukan, melalui analisa organisasional, bagaimana memodifikasi organisasi ketika tiba saat untuk berubah

 

  1. Keuntungan pendekatan adaptasi yaitu dfokuskan pada lingkungan eksternal dan internal dari organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional. Tanpa memandang pendekatan perencanaan yang digunakan, analisa lingkungan adlah perlu agar orgnisasi tetap mempunyai keberadaan.
  2. Kerugian pendekatan ini termasuk penekanan yang kurang pada tujuan organisasi dibanding dengan pendekatan probabilitas tinggi dan pendekatan adaptasi dan kemungkinan bahwa analisa orgnisasi dan perubahan yang dihasilkan lenih merupakan akhir dari perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan.

 

E. RENCANA

Rencana merupakan suatu pondasi atau dasar dalam menentukan tujuan seorang wirausahaan. Saat kita merencanakan sesuatu, otomatis kita akan mendapatkan sebuah gambaran atau view bagaimana cara untuk menjalankan bisnis secara step by step , terencana. Banyak pengusaha yang langsung ingin berbisnis namun kurang baik membuat sebuah perencanaan, akhirnya bisnisnya menemui kegagalan.

Langkah membuat perencanaan bisnis:

  1. Tentukan Tujuan Bisnis Dengan Jelas.
  2. Mempersiapkan Marketing/Pemasaran.
  3. Menyiapkan Karyawan.
  4. Mengumpulkan Data Keuangan.
  5. Menyiapkan Dokumen Untuk Presentasi.
  6. Mengumpulkan Semua Dokumen Hukum.

 

Dimensi besar dalam sutu rencana:

  1. Perulangan : menguraikan jangka suatu rencana yang digunakan dari waktu ke waktu. Beberapa rencana khususnya dirancang untuk satu situasi tertentu yang relatif berjangka pendek. Rencana dari jenis ini pada dasarnya tidak berulang-ulang. Beberapa rencana dirancang untuk digunakan dari waktu ke waktu dan dirancang secara kontinyu pada jangka panjang.
  2. Waktu : jangka periode waktu yang diliputi oleh suatu rencana. Rencana strategis adalah rencana janka panjang, sementara taktis meliputi periode waktu yang relatif pendek.
  3. Jangkauan : menguraikan dari sistem manajemen total dalam mana rencana tersebut ditujukan. Semakin besar bagian sistem manajemen oleh suatu rencana, semakin luas jangkauan dari rencana tersebut.
  4. Tingkatan : menunjukan tingkatan organisasi dimana rencana tersebut ditujukan. Rencana tingkat atas atau puncak adalah rencana yang dirancang untuk tingkatan manejemen puncak. Rencana tingkat menengah dan bawah dirancang masing-masing untuk manajemen tingkat menengah dan bawah.

 

F. JENIS JENIS RENCANA

Terbagi menjadi dua yaitu:

 

  1. Rencana tetap
  • Kebijaksanaan-kebijaksanaan adalah rencana tetap yang memberi garis pedoman luas bagi penyaluran pemikiran manajemen pada arh tertentu. Sebagai akibat dari ”pemikiran yang tersalurkan, manajemen dituntun ke arah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional. Suatu kebijakan pada hakikatnya adalah suatu ekspresi umum dari maksud manajemen pada tindakan apa sebaiknya diambil untuk mencapai tujuan organisasional.
  • Prosedur adalah rencana tetap yang menguraikan serangkaian tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu. Prosedur menguraikan tindakan yang lebih spesifik dibandingkan kebijaksanaan. Organisasi biasanya memiliki perangkat prosedur yang berbeda yang meliputi berbagai tugas yang harus diselesaikan.
  • Aturan-aturan adalah rencana tetap yang merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan. Pada hakikatnya, sebuah aturan menunjukan apa yang harus dilakukan oleh organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan. Sebuah aturan dengan tepat menguraikan tindakan apa yang diinginkan dan karenanya tidak memberi ruang bagi penfsiran.

 

  1. Rencana sekali pakai
  • Program adalah rencana sekali pakai untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam suatu organisasi. Proyek itu umumnya tidak dimaksudkan untuk mempunyai keberadaan dalam organisasi. Akan tetapi, program itu memiliki keberadaan untuk mencapai tujuan yang jika bisa diselesaikan akan membantu keberhasilan jangka panjang dari perusahaan.
  • Anggaran adalah rencana sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah anggaran mendetail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan pada tenaga kerja, bahan mentah, barang modal, dan lain sebagainya maupun pada bagaimana dana unutk pengeluaran tersebut akan diperoleh. Walaupun anggaran adalah peralatan perencanaan yang anggaran juga merupakan strategi pengawasan organisasional.

 

G. ALAT-ALAT PERENCANAAN

Adalah teknik yang digunakan wirausahawan untuk membantu mengembangkan rencan-rencana.

 

  1. Peramalan (forecasting)

Adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Arti penting dari peramalan terletak pada kemampuannya untuk membantu wirausahawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional, yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

Ramalan penjualan adalah suatu prediki tentang seberapa tinggi dan rendahnya penjualan selama periode waktu yang diramalkan. Ramalan penjualan adalah ramalan ”kunci” karena ia bertindak sebagai garis pendoman fundamental bagi perencanaan dalam organisasi.

 

  1. Metode Analisa Runtun Waktu ( time series analysis method )

         Metode analisia runtun waktu memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan . Informasi  menunjukan hubungan antara waktu dan penjualan bisa disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukan kecenderunagn dimasa lalu, yang bisa digunakan untuk meramal penjualan dimasa mendatang .

         Hasil dari metode analisa runtun waktu dipandang sangat  dibutuhkan oleh wirausahawan. Akan tetapi, karena dalam jangka panjang  produk umumnya melewati  apa yang dinamakan siklus hidup produk, hasil tersebut bisa dianggap sebagai terlalu optimis. Siklus hidup produk ada lima tahap melalui mana hampir semua produk dan jasa baru akan melewatinya. Lima tahap tersebut adalah pengenalan, pertumbuhan, kedewasaan,  kejenuhan, penurunan, dan kemandekan.

 

  1. Penjadwalan (scheduling)

Pada dasarnya penjadwalan adalah proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasdi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari rencana organisasional.peta Gannt (Gannt Chart) dan analisa network adalah dua teknik penjadwalan yang akan dibahas pada paragraf berikut.

 

  1. Peta Gannt (Gannt Chart)

Peta Gannt adalah peralatan penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry L. Gannt. Peta ini pada dasarnya diagram balok (bar graph) dengan waktu pada sumbu harisontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumber vertikal. Sumber daya yang mungkin dijadwalkan.

Teknik Evaluasi dan Telah program (program evaluation and review techniqui) atau PERT.

PERT adalah jaringan aktivits proyek yang menujukan baik estimasi waktu yang diperlukandalam proyek,maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivitas yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek.

 

  1. Jalur Kratis (CriticalPath)

            Perhatian hendaknya dipusatkan pada jalur kritis dari jaringan PERT.jalur kritis adalah rangkaiandari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan periade waktu paling lama untuk diselesaikan.Julur ini di namakan jalur kritis karnrna penunaan pada waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan rangkaian ini akan menyebabkan penundaan pada proyek.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s